یکی از چالش‌های اصلی سازمان‌های ایرانی، به‌ویژه نهاد‌های دولتی و شرکت‌های خصوصی، حجم بالای کار‌های تکراری و روال‌های اداری زمان‌بر است. در یک بانک بزرگ به‌عنوان مثال، تراکنش‌های مالی، درخواست‌های وام و صدور چک به‌صورت دستی و با صرف نیروی انسانی فرا‌وان انجام می‌شود که سرعت و دقت را کاهش می‌دهد.
شرکت مخابراتی ایرانسل نیز روزانه تعداد زیادی مکاتبات با مشترکین از طریق تلفن، ایمیل و کانال‌های دیگر را مدیریت می‌کند. ثبت دقیق، پیگیری و پاسخ‌گویی به این حجم درخواست‌ها به‌صورت دستی، باعث تاخیر و افت رضایت مشتریان می‌شود. اتوماسیون کسب‌وکار شامل اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیند‌ها، راهکاری جامع برای رفع این مشکلات ارائه می‌دهد.
دیجیتالی‌سازی فرآیندهای تکراری باعث می‌شود کارکنان از کار‌های خسته‌کننده رها شده و روی فعالیت‌های خلاقانه و استراتژیک تمرکز کنند. مزایای اصلی شامل افزایش سرعت و دقت، کاهش هزینه‌های نیروی انسانی، کاغذ و بایگانی، بهبود کیفیت خدمات، افزایش شفافیت در ثبت و پیگیری فرآیند‌ها، و انعطاف‌پذیری بیش‌تر در برابر تغییرات بازار است.
اتوماسیون اداری در بخش‌های مختلف سازمان اثرگذار است. در مدیریت مکاتبات و دبیرخانه، نرم‌افزار‌ها فرآیند ثبت، بایگانی، پیگیری و ارسال نامه را خودکار می‌کنند. به‌عنوان مثال نرم‌افزار فرا‌گستر امکان ثبت خودکار ایمیل‌های وارده با شرایط از پیش تعریف‌شده و تبدیل آن‌ها به نامه در کارتابل گیرندگان را فراهم می‌کند.
در مدیریت مستندات و بایگانی الک‌ترونیکی، سیستم‌ها اسناد را به‌صورت دیجیتالی ذخیره، طبقه‌بندی و قابل جستجو می‌کنند. فرا‌گستر با بهره‌گیری از تکنولوژی OCR و یکپارچگی با فرم‌ساز، متون اسناد اسکن‌شده را استخراج و جستجوی کامل متن را امکان‌پذیر می‌سازد.
مدیریت فرم‌های الک‌ترونیکی شامل طراحی فرم‌های هوشمند با فیلد‌های خودکار، گردش کار الک‌ترونیکی با مراحل تعریف‌شده، ارجاع خودکار، تایید و امضای دیجیتال، و بایگانی امن با قابلیت جستجو و گزارش‌گیری است. فرا‌گستر فرم‌های رایج سازمانی مانند مرخصی، ماموریت، اضافه‌کار، وام و خرید را به‌صورت آماده ارائه می‌دهد.
در مدیریت پروژه‌ها و کار‌های تیمی، اتوماسیون ثبت شفاف مراحل، تخصیص و پیگیری وظایف، اعلان‌های خودکار، اشتراک‌گذاری فایل و گزارش‌گیری هوشمند را امکان‌پذیر می‌کند تا مدیران روی کار‌های استراتژیک تمرکز کنند.
اتوماسیون جلسات و رویداد‌ها شامل دعوت‌نامه‌های الک‌ترونیکی، مدیریت حضور و غیاب و تهیه خودکار گزارش جلسه است. یکپارچه‌سازی فرآیندهای منابع انسانی، مالی و CRM در یک سیستم یکپارچه، دسترسی به داده‌های دقیق و به‌روز را در تمام واحد‌ها تضمین می‌کند.
